工时表(Timesheet)或工时管理的实施方法论

作者:norming   发布日期:2018-01-16 11:49   浏览量:
正如我们在《工时表(Timesheet)或工时管理的应用》这篇文章阐述的一样,工时表是专业服务公司或其它项目型公司普遍使用的管理工具,可以有效帮助这些企业快速提高管理水平。然而,工时管理的实施却是一个系统工程,必须采取正确的方法才能完成。如果实施方法不对,工时管理要么无法推行,给企业制造混乱,要么勉强落地,却逐渐边缘化,结果都无法实现其潜在价值。
 
诺明软件根据最近十年的项目经验,总结出一套行之有效的实施方法,并通过本文分享给计划实施工时管理的企业。
 
工时管理的实施通常需要经历以下步骤,如果企业按照如下步骤展开实施活动,就可以把工时管理植入企业现有的管理制度,改善企业治理体系,实现工时管理的潜在价值。
 
工时管理软件
 
 

第一.工时管理目标定义

 
在实施工时管理之前,企业决策人必须回答一个根本性的问题:工时管理的目标是什么?换句话说:需要通过工时管理解决什么问题?只有明确了工时管理的目的,才能有针对性地完成其它实施步骤。根据经验,工时管理目标按功能可以分为三类:考勤级的工时管理、部门级的工时管理、企业级的工时管理。
 
考勤类的工时管理最简单,员工工时记录的信息量比较少,通常按客户记录工作时间,仅仅用于统计员工的出勤情况,并据此计算员工工资、与客户结算服务费。这类管理模式通常应用于保安服务、医疗服务、律师服务 、会计服务等专业服务公司。
 
部门级的工时管理通常只应用于企业的项目部门或研发部门,工时记录用于统计项目部门或研发部门员工在特定项目上的时间成本,主要帮助财务管理人员核算相关项目的人工成本。这类管理摸式通常作为企业研发部门项目管理的补充,工时管理的意义比较局限。
 
企业级的工时管理通常应用于专业服务公司或其它项目型企业,所有员工都必须填报项目工时记录,工时记录内容广泛,不仅包含特定项目任务的工作时间,还包含工作情况简要。工时记录不仅用来精细化核算项目成本和利润, 还用来计算员工个人、业务部门在一定期间创造的价值,客观考核员工、部门的绩效。
 

第二.工时管理制度配套

 
无论什么样的工时管理目标,工时记录的填报都是最重要的环节。然而,如果没有相应的制度去约束或鼓励员工,没有人会主动、认真、及时地完成工时记录的填报。 因此,在明确工时管理目标的同时,企业还必须制订相应配套的管理制度,为员工填报和审批工时记录提供制度依据,从而推动和鼓励员工及时、认真的填报工时记录。此外,工时管理制度还应该规定如何使用员工工时记录核算项目成本、计算员工工资、考核员工绩效等。
 

第三.工时管理软件选型

 
在确定工时管理的目标之后,就可以据此选择满足需求的工时表或工时管理软件,选择什么样的工时管理软件完全取决于企业管理需求。企业管理软件市场既有工具类的工时表软件,仅提供工时记录、审批、统计等功能,也有比较全面的、企业级的项目管理软件,如诺明PSA管理系统,既包含工时管理功能,还包括项目财务核算、人力资源管理功能。关于工时管理软件选型的具体建议,请参阅诺明软件撰写的《如何选择工时表(Timesheet)及工时管理软件》
 

第四.工时管理运行维护

 
工时管理软件上线之后,还必须要有专人负责维护工时管理系统,一方面保障系统的正常运行,另一方面及时更新项目和员工信息,保证员工可以正常填报和审批工时记录。最重要的是,在员工还没有习惯填报工时记录之前,还需要各级主管积极督促本部门员工及时填报工时记录,并进行审批,保障工时记录的及时性和准确性。如果可以定期把工时统计的结果反馈到员工本人和相关主管,甚至根据工时统计结果对相关员工进行奖励,那么员工填报工时的积极性将进一步加强。
 
工时表虽然简单,但工时管理的意义非凡。只有按照正确的实施方法和步骤,才能把工时管理融入到企业现有的管理体系,从而发挥工时管理的应用价值。如果想全面了解工时管理的应用价值,请参考诺明软件撰写的《工时表(Timesheet)及工时管理的应用》
 
@本文由诺明软件的实施顾问根据工时管理实施项目的经验整理而成,未经诺明软件书面授权,任何人不得转载。
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