如何选择工时表(Timesheet)及工时管理软件系统

作者:norming   发布日期:2018-01-18 11:50   浏览量:
正如《工时表(Timesheet)或工时管理的实施方法论》文中所述,工时管理的实施过程分为四个步骤,在明确工时管理目标之后,工时表及工时管理软件的选型就是最重要的步骤了。用户在选择工时管理软件的时候,应该重点考察软件产品的哪些特性呢?本文按照工时管理需求将用户分为两类,并针对这两类用户的需求分别阐述软件选型时需要考察的重点,帮助用户正确评估软件和需求的匹配度。
 

工时管理的用户按照需求上可以分为两类:

 
1、大型企业集团的研发或设计中心的部门级需求,员工工时记录既用于统计员工在一定期间的总工时、出勤率,也用于统计研发或设计项目任务所费工时,为同类项目任务定义标准工时,最终用于考核员工绩效;
 
2、专业服务公司以及其它项目型公司的企业级需求,员工工时记录主要用于项目管理、项目核算,并考核员工和部门的财务绩效。
 
对于部门级工时管理需求的用户来说,工时管理软件更像一个工时采集工具,应该重点考察工时管理软件的特性。
 

从以下几个特性来选择工时管理软件系统:

 

1、软件集成的开放性

 
这类用户通常已经安装了项目管理、人力资源管理或OA协同办公等软件,只是现有软件系统缺乏工时填报和审批功能,必须购买独立的工时管理软件。在这种情况下,工时管理软件能否与现有管理软件集成是一个非常重要的特性,如果集成非常困难,那么员工信息和项目信息则难以同步到工时管理系统,导致员工无法正常填报工时记录。
 

2、软件的行业通用性

 
作为工时采集工具的软件,必须适用于不同行业的工时记录需求,或者可以通过系统配置满足不同行业的工时记录需求。如果工时管理软件可以通过配置满足用户个性化的工时记录需求,那么,工时记录的统计和报告才有可能满足企业进一步的管理需求。
 
工时管理软件
 
对于企业级工时管理需求的用户来说,工时管理只是企业综合管理系统的一部分,用户不仅要考察其工时管理功能是否满足需求,更应该考察企业综合管理系统是否全面,是否满足企业一体化管理需求。具体来说,这类用户需要考察软件系统的以下两个特性:
 

3、软件功能的完整性

 
软件是否全面覆盖专业服务公司以及其它项目型公司的核心业务流程:从人力资源管理、客户管理、商机与报价管理、销售合同管理、立项申请、项目预算、项目排程、项目运营、项目采购、工时管理、费用管理、项目核算等。工时管理功能只是其中一部分,工时记录是否可以满足项目财务核算和员工绩效考核的需求。
 

4、软件的行业针对性

 
软件功能是否针对专业服务行业以及项目型企业的管理特点,是否沉淀了相关行业的先进管理经验,是否可以帮助企业提升管理水平,提高企业运营效率。系统内置的工时管理功能和分析报表是否满足用户的管理需求,是否通过简单定制还可以满足用户个性的工时管理需求。
 
对于部门级的用户来说,工时管理需求比较单纯,满足这类需求的软件产品比较多,用户应该倾向于简单易用的软件产品。对于专业服务公司或其它项目型公司来说,工时管理应该作为企业综合管理需求的一部分,与其它管理需求统筹考虑,用户应该选择企业级的综合管理系统(如诺明PSA管理系统),力求消除信息孤岛,实现一体化、信息化的企业管理平台。
 
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