一家会计师事务所的管理信息化案例分析

作者:norming   发布日期:2018-04-28 16:50   浏览量:

公司名称:XYZH会计师事务所

 

公司背景:

 
XYZH事务所(以下简称事务所)是国内成立最早、存续时间最长的专业服务机构,总部位于北京,在中国大陆及8个国家或地区设有40个办公室,员工总数近7000人,包括280多位合伙人。
 
事务所的业务管理水平和管理信息化水平均比同行领先,尤其在工时管理方面成为行业标杆。在中国会计服务行业还不知工时表为何物的年代,事务所就开始借鉴普华、永道等国际会计师事务所的工时管理方法,在全所范围推广使用工时表,要求员工按周填报工时表,合伙人审批工时表,人事行政部门根据员工工时记录核算项目成本、考核员工绩效。
 

信息化历史:

 
为了提高工时管理的效率,事务所在2007年年初组建了一个5人开发团队,开发团队在3个月后就推出了一套基于网络浏览器的工时管理软件。这套系统上线后,工时填报、审批和统计过程变的非常简易和高效,充分展现了信息技术可以轻松改善管理的力量。
 
根据事务所主要合伙人的意见,开发团队在工时管理系统上线后开始着手其它管理功能的开发,包括:客户管理、合约书管理、项目管理、报告管理等,这些功能覆盖了事务所核心业务。当开发团队开始新的开发任务后,他们在开发工时管理系统时表现出来的神勇、才智和高效荡然无存,他们要么无法准确理解合伙人提出的管理需求,要么无法提出自己的问题和合理建议。经过一年的磕磕碰碰,开发团队虽然完成了大部分管理功能的开发,但是新功能上线后并没有收获好评,相反,很多合伙人开始怀疑开发团队的工作能力。面对这样的负面结果,开发团队的士气彻底降到地面,两年后,核心开发人员几乎全部离开了事务所,随后补充的开发人员也只能勉强维护和完善系统现有的功能了。
 
项目管理软件
 
这套承载了太多期望的定制系统运行到2012年的时候,再也无法获得主要用户的信任,合伙人团队也无法继续忍受开发成本与收益的巨大落差,一致决定停止维护和使用这套系统,并决定重新梳理事务所管理需求,聘请专业软件公司根据新的管理需求重新开发一套事务所综合管理平台,全面实现业务管理和内部管理的一体化和信息化。
 

信息化新需求:

 
为全面系统整合审计、税务、工程造价、资产评估等业务线的管理需求,事务所在2014年5月从各个业务单元分别选出2位合伙人组成信息化委员会,委员会由负责审计业务的资深合伙人牵头,一方面对现有系统进行评价,找出问题和解决方案,另一方面,又从总分所一体化管理、核心业务管理和内部事务管理等三个方面整理管理信息化需求。
 
信息化委员会经过3个月的调研和整合,终于在2014年8月拿出一份完整的管理信息化需求文档,确定了新的信息化目标,具体包括:
 
业务发展:客户管理、机会管理、合同管理、价值分析;
 
业务档案:档案库管理、档案目录、归档管理、借阅管理;
 
风险管理:客户背景分析、项目风险分析;
 
项目管理:立项管理、预算管理、人员分配、项目沟通、项目问题;
 
报告管理:报告创建、报告复核、报告盖章、报告报备;
 
工时管理:工时填报、工时审批、工时统计、成本分摊;
 
费用控制:费用预算、费用填报、费用审批、费用报销、费用统计;
 
财务管理:合同开票、收款认领、应收账款、应付账款、成本核算、资金管理;
 
行政管理:信息发布、文印管理、收发快递、车辆管理、资产管理、党建管理;
 
人力资源:时间管理、人事管理、培训管理、考评管理、薪酬管理、招聘管理;
 
采购管理:采购需求、采购收货、采购预算、采购发票、采购付款;
 

解决方案:

 
为了快速完成以上管理功能的开发,事务所与一家专注会计服务行业的管理软件厂商达成2年的驻场开发合同,这个开发项目基于软件厂商现有的系统平台,利用现成的软件框架和基础功能,顺利地在2年后完成所有的开发任务。全新的管理系统经过3个月的试运行和测试优化之后,在2016年7月1日正式上线运行,在全所范围收获了广泛的认可和赞赏。
 
然而,驻场开发的软件厂商并没有因此得到相应的回报或奖励,相反,为了降低系统后期开发和优化的成本,XYZH事务所在新系统上线3个月后,竟然违背开发合同的约定和基本的商业道德,把驻场开发团队的2名核心成员挖到事务所,并以他们为骨干再次组建了一个开发团队,由他们优化和维护系统。
 

结局与现状

 
新系统运行一年后,事务所主要用户又开始提出更多的管理需求,主要包括移动办公和商业智能分析两个部分。由于会计师事务所的工作性质,审计人员、审计经理大部分工作时间都在客户现场或是差旅途中,这些人员迫切需要通过移动设备完成基本的办公申请、办公审批、业务处理等;而大部分合伙人需要通过各种图表分析工具全面展现和掌握相关业务的运营状况。
 
这两部分功能同样依赖新系统的基础框架,需要开发这套系统的原软件厂商配合才能完成,那两位叛离的核心开发人员对系统的基础框架没有任何经验和开发能力,无法为移动应用和商业智能工具开发出相应的数据接口,任何其他软件厂商也无法从这套系统着手开发相应的数据接口。然而,已经破碎的合作关系无法修复,这款耗费巨资开发的系统还有继续维护和开发的必要吗?
 

总结教训

 
如果说上海那家建筑设计公司的错误在于对管理信息化缺乏长远规划,那么这家会计师事务所的两次错误貌似不同、实质相同:对管理信息化缺乏长期规划,对信息化伙伴缺乏基本尊重,总是期望通过短期的付出获取长期的收益。
 

 

您说,这家会计师事务所接下来该怎么办?

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